Resposta direta
Peça antes de cancelar, por escrito, em formato aberto: pacientes e contatos em CSV, consultas em CSV, valores e orçamentos em CSV, e o histórico clínico em PDF por paciente.
E confira o que chegou. Exportação vazia, truncada ou sem acento é comum — e o momento de descobrir isso é enquanto você ainda tem acesso.
Os dados do seu consultório são seus. Isso é verdade juridicamente e é irrelevante na prática se você cancelar antes de conseguir baixá-los.
A lista do que pedir
O que pedir, em que formato, e para que serve depois.
| Critério | Formato | Para que serve |
|---|---|---|
| Pacientes: nome, telefone, e-mail, nascimento | CSV / XLSX | Importar no sistema novo |
| Consultas: data, hora, paciente, procedimento, situação | CSV / XLSX | Agenda futura + histórico de comparecimento |
| Orçamentos e valores combinados | CSV + PDF | Cobrança em aberto e prova do que foi proposto |
| Recebimentos e parcelas | CSV | Fechar o que está em aberto |
| Evolução clínica por paciente | Guarda e consulta por exceção | |
| Imagens e documentos anexados | Arquivo original | Continuidade clínica |
O pedido pronto
Mande por e-mail — não por chat de suporte, que se perde — e guarde a resposta:
"Olá. Vamos encerrar o contrato e preciso da exportação completa dos dados da clínica antes do cancelamento: cadastro de pacientes, agenda, orçamentos, recebimentos e histórico clínico. Prefiro CSV ou XLSX para as listas e PDF para os documentos. Podem confirmar o prazo e o formato? Só encerraremos o contrato depois de conferir os arquivos."
Duas coisas fazem esse e-mail funcionar melhor que uma ligação: ele deixa registro e diz que o cancelamento depende da entrega.
Onde guardar
Não na pasta de downloads. Não numa pendrive na gaveta. O histórico clínico tem prazo de guarda longo e é dado sensível: ele precisa de um lugar com backup e com controle de quem abre.
Uma pasta na nuvem da clínica, com acesso restrito a quem já tem acesso a prontuário, resolve para a maioria dos consultórios. O critério é simples: se o computador da recepção sumir amanhã, o arquivo ainda existe?
O que fazer se o fornecedor dificultar
Acontece, e quase sempre por processo, não por má-fé — não existe uma equipe dedicada a quem está saindo.
Escale por e-mail, reafirme que a clínica é a controladora dos dados e que precisa deles para continuar cumprindo obrigações com os próprios pacientes, e dê um prazo. Se ainda assim não vier, exporte manualmente o que der: relatório na tela, impressão em PDF, uma tela de cada vez para os pacientes ativos. É trabalhoso e é melhor que perder.