Resposta direta
Escolha uma data de corte, lance no sistema novo só as consultas já marcadas para os próximos 15 dias, e deixe o antigo em modo leitura.
A duplicidade não vem do software: vem de duas pessoas marcando em lugares diferentes. A regra que evita isso cabe numa frase — a partir de hoje, marcação nova só aqui.
A migração de agenda parece grande porque a agenda parece grande. Mas a agenda que importa é curta: é a das próximas duas semanas.
O plano em cinco passos
Migração de agenda, do começo ao fim
- Escolha a data de corte e avise a equipe inteira, incluindo quem só cobre folga.
- Cadastre a grade de atendimento no sistema novo: dias, horários e duração padrão.
- Importe a lista de pacientes por planilha antes de lançar as consultas.
- Lance as consultas já marcadas para os próximos 15 dias.
- Coloque o sistema antigo em leitura: ninguém marca mais lá.
Por que a lista de pacientes vem antes
Porque uma consulta precisa de um paciente para existir. Se você lançar a agenda primeiro, vai cadastrar cada pessoa na correria, com nome incompleto e telefone digitado errado — e o erro de telefone é o pior de todos: ele quebra o lembrete de véspera sem ninguém perceber.
O que fazer com quem está marcado para daqui a dois meses
Duas opções, e as duas são aceitáveis:
Deixar para depois. Você lança essas consultas quando a data se aproximar. Funciona bem se são poucas.
Lançar tudo que existe. Se o total for pequeno — em muitos consultórios, agenda marcada além de 15 dias é menos de 30 consultas — vale lançar de uma vez e fechar o assunto.
O que não funciona é manter as duas agendas vivas "só para as marcações distantes". É assim que nasce a consulta que existe num lugar e não no outro.
Como saber que a migração terminou
Não é quando a última consulta foi lançada. É quando ninguém da equipe abriu o sistema antigo por duas semanas seguidas. Até lá, você tem dois sistemas; depois disso, você tem um.
O que muda para o paciente
Idealmente, nada. Se o número de WhatsApp é o mesmo, ele continua escrevendo para o mesmo lugar e recebendo lembrete na véspera. A migração é um evento interno, e a melhor migração é a que nenhum paciente percebe.