Quais números um consultório pequeno deve acompanhar?

Cinco bastam: contatos novos, quantos deles viraram consulta marcada, taxa de comparecimento, valor proposto em orçamento e o que dele foi aceito, e quantos pacientes concluíram tratamento e não voltaram. Faturamento é resultado desses cinco — olhar só ele diz que o mês foi ruim sem dizer onde.

Com que frequência olhar os números do consultório?

Uma vez por mês para os cinco, e uma vez por semana para dois deles: contatos sem resposta e orçamentos parados. A diferença é que esses dois ainda dão para consertar dentro do mês; os outros três são leitura, não ação imediata.

Faturamento não é o número mais importante?

É o mais importante e o menos acionável. Ele diz que o mês foi pior sem dizer se foi menos gente chegando, menos gente marcando, mais gente faltando ou menos orçamento aceito — e cada uma dessas causas pede uma ação diferente. Faturamento é o placar; os cinco são o jogo.

Preciso de sistema para acompanhar isso?

Para começar, não: os cinco cabem numa folha por mês, contados à mão. O sistema muda duas coisas — o número passa a existir sem alguém parar para contar, e passa a ser comparável com o mês anterior sem depender de a contagem ter sido feita do mesmo jeito.

Os cinco números que um consultório precisa olhar por mês

Resposta direta

Contatos novos. Quantos marcaram. Quantos compareceram. Quanto foi orçado e quanto foi aceito. Quantos concluíram e não voltaram.

Faturamento não está na lista porque ele é o resultado dos cinco. Ele avisa que o mês foi pior; não diz onde.

Todo dono de consultório olha o extrato. Poucos olham o que produziu o extrato — e o extrato sozinho não diz o que fazer na segunda-feira.

Os cinco

1. Contatos novos. Quantas pessoas diferentes procuraram o consultório no mês. É o topo de tudo, e é o único número que depende principalmente do que acontece fora da clínica.

2. Quantos viraram consulta marcada. A relação entre os dois é a leitura mais crua sobre o atendimento. Se muita gente chega e pouca marca, o problema raramente é a demanda.

3. Taxa de comparecimento. Das consultas cujo dia já passou, quantas aconteceram. É o número que separa agenda cheia de agenda real.

4. Quanto foi orçado e quanto foi aceito. Em consultório que trabalha com plano de tratamento, essa é a métrica que mais explica faturamento — e a que menos gente tem.

5. Quantos concluíram tratamento e não voltaram. O estoque de pacientes que já confiam em você e estão parados. É a receita mais barata que existe, e a mais esquecida.

entrada

Contatos novos

meio

Marcaram · Compareceram

valor

Orçado → aceito

Faturamento = resultado dos cincoA ação está sempre num deles, nunca no total

O quinto — quem concluiu e não voltou — é o único que não aparece em nenhuma etapa do mês corrente.

Onde cada um se encontra sem sistema

Contatos novos: conte as conversas iniciadas no WhatsApp no mês. Uma hora de trabalho.

Marcaram: olhe a agenda e marque quantas consultas foram de gente que apareceu pela primeira vez naquele mês.

Compareceram: conte, entre as consultas cujo dia passou, quantas aconteceram. Cuidado para não contar a semana que vem: consulta futura não é falta.

Orçado e aceito: a mais trabalhosa, e a que mais paga. Liste os orçamentos entregues no mês e marque o desfecho.

Concluíram e não voltaram: olhe seis meses atrás e veja quem terminou naquele período e não tem consulta desde então.

O que fazer quando um deles muda

Caíram os contatos novos: é fora do consultório. Anúncio, indicação, presença local.

Caiu a proporção que marca: é atendimento. Tempo de resposta, clareza sobre valor, dificuldade de encaixar horário.

Caiu o comparecimento: é confirmação e lembrete, e às vezes é a distância entre marcação e consulta.

Caiu o aceite de orçamento: é a forma de propor. Muitas vezes é o orçamento verbal, ou a falta de acompanhamento depois de entregue.

Cresceu o grupo dos que não voltaram: é retorno. Ninguém está puxando.

Por que cinco e não quinze

Porque quinze números ninguém compara. Um painel que não é lido duas vezes seguidas não é painel — é decoração. Cinco cabem numa página, aguentam ser lidos em três minutos, e cada um deles aponta para uma ação diferente.

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