Resposta direta
Compare quatro coisas com o mês anterior: quantos procuraram, quantos marcaram, quantos compareceram, quanto do orçado virou tratamento.
Faturamento é o resultado das quatro. Ele avisa que o mês foi pior; essas quatro dizem em qual delas o mês foi pior — e cada uma pede uma ação diferente.
"Foi um mês bom?" é a pergunta mais frequente do dono de consultório e a mais mal respondida, porque quase todo mundo responde olhando o extrato.
Por que o faturamento engana
Ele mistura coisas que aconteceram em momentos diferentes. O dinheiro que entrou este mês pode ser de um tratamento aceito há três meses; o tratamento aceito esta semana só aparece no caixa daqui a sessenta dias.
Resultado: você comemora um mês que foi construído no trimestre passado, ou se assusta com um mês em que a operação foi ótima e o caixa só ainda não chegou.
As quatro comparações
O que cada comparação responde, e a quem endereçar.
| Critério | Se caiu | Onde mexer |
|---|---|---|
| Pessoas novas que procuraram | Menos gente chegando | Fora do consultório: indicação, presença local, anúncio |
| Quantas marcaram | Chegam e não marcam | Atendimento: tempo de resposta e clareza de valor |
| Quantas compareceram | Marcam e não vêm | Confirmação, lembrete e distância até a data |
| Orçado que virou tratamento | Propõe e não fecha | Como o orçamento é entregue e acompanhado |
Note que nenhuma das quatro é "faturamento". Elas são o caminho — e é sempre em um trecho do caminho que o mês foi diferente.
Contra o que comparar
O seu mês anterior. É a comparação mais imediata e a mais enganosa isolada, porque carrega feriado, férias e sazonalidade.
O mesmo mês do ano passado. Corrige sazonalidade e é a mais honesta quando existe histórico.
A sua média dos últimos três meses. Suaviza o ruído de um mês curto ou com muita falta.
Média de mercado não entra na lista. Especialidade, bairro, preço e tempo de casa mudam tanto os números que a comparação externa vira ruído com aparência de referência.
O ritual de dez minutos
Fechamento mensal de um consultório pequeno
- Anote os quatro números do mês.
- Coloque ao lado os do mês anterior e os do mesmo mês do ano passado.
- Circule o que mudou mais de 20%.
- Escolha um — só um — para agir no mês seguinte.
O último passo é o que faz o ritual sobreviver. Um plano com quatro frentes num consultório de uma pessoa é um plano que não acontece.
O quinto número, que não é do mês
Quantos pacientes concluíram tratamento e não voltaram. Ele não pertence ao mês corrente — pertence ao estoque —, e é o mais barato de acionar, porque são pessoas que já confiam em você.
Em muitos consultórios, um mês fraco se resolve com meia hora chamando quem terminou seis meses atrás.