Resposta direta
Pergunte logo depois de a consulta ser marcada — não no primeiro contato, quando ainda parece triagem — e registre a resposta em uma lista fechada de origens, não em texto livre.
Texto livre não vira contagem: "amiga indicou", "veio da Karina", "Instagram acho" e "vi um anúncio" descrevem quatro coisas que precisam virar duas ou três categorias para responder qualquer pergunta. E aceite que a maior fatia, no começo, vai ser "não informado" — esconder isso é o que faz uma clínica decidir orçamento com base em onze respostas.
Pergunte a qualquer dono de consultório de onde vêm os pacientes e ele responde na hora, com convicção. Peça o número e quase nunca existe.
A resposta de memória é enviesada por construção: a gente lembra do paciente que contou uma história marcante, não da distribuição. E decisão de investimento tomada em cima de memória costuma sobrevalorizar o canal mais visível e ignorar o mais produtivo.
Por que a maior parte das clínicas não tem esse dado
Três motivos, e todos têm solução barata:
Ninguém pergunta. No primeiro contato a conversa é sobre preço e horário, e a origem parece detalhe.
Perguntam na hora errada. No primeiro contato, "como você chegou até a gente?" soa como triagem — e algumas pessoas respondem qualquer coisa para seguir adiante.
Anotam em texto livre. Esse é o mais comum e o mais frustrante, porque parece resolvido. Um ano depois existem 300 fichas com frases diferentes e nenhuma contagem possível.
A pergunta, e o momento
A pergunta que funciona é curta e aberta: "Como você chegou até a gente?"
Aberta importa. Se você listar as opções, a pessoa escolhe a primeira que reconhece — e "Instagram" vira a resposta de todo mundo que já viu a clínica em algum lugar.
O momento é logo depois de a consulta ser marcada. A decisão já foi tomada, a conversa está simpática, e a pergunta soa como interesse genuíno, que é o que ela é.
Guarde as duas coisas: a frase e o balde
Aqui está o erro que faz o trabalho todo se perder — e a solução é simples: guarde duas informações, não uma.
A frase original diz quem: "indicação da Dona Marta", "vi no perfil da Dra. Camila", "meu convênio passou o contato". Isso tem valor sozinho, e é o que permite agradecer a quem indicou.
O balde diz quanto. Uma lista curta e fechada, tipo:
- Indicação de paciente
- Indicação de outro profissional
- Anúncio
- Convênio ou empresa
- Placa, fachada, passou na frente
- Já era paciente
- Outro
- Não informado
Dez baldes bastam. Com trinta, a contagem volta a ser impossível.
A frase diz quem indicou. O balde diz quanto cada canal traz. Guardar só uma das duas é perder metade da resposta.
O número que quase ninguém mostra: "não informado"
Coloque a fatia de origem desconhecida em primeiro lugar no seu levantamento, e não em uma nota de rodapé.
Quando 90% da base está sem origem, dizer "o Google trouxe 11 pacientes" é verdade e é enganoso: o Google trouxe 11 entre os que responderam. A conclusão correta é que você ainda não sabe de onde vêm seus pacientes — e a primeira meta não é escolher canal, é aumentar a cobertura da pergunta.
O que fazer com a resposta
Com dois ou três meses de coleta consistente, três leituras aparecem:
1. Volume por canal. Quantos contatos cada origem trouxe. É a leitura óbvia, e a menos útil sozinha.
2. Taxa de agendamento por canal. Dos que vieram de cada origem, quantos marcaram. Aqui os canais se separam: um canal com muito volume e baixo agendamento está trazendo curioso; um com pouco volume e alto agendamento está trazendo gente decidida — e provavelmente merece mais investimento, não menos.
3. Taxa de comparecimento por canal. Dos que marcaram, quantos apareceram. Esse número costuma diferenciar indicação de anúncio de forma bem clara.
Duas taxas, duas perguntas diferentes. A média das duas esconderia as duas.
| Critério | Leitura | O que ela responde |
|---|---|---|
| Volume | Quantos chegaram | Alcance do canal |
| Taxa de agendamento | Quantos marcaram | Se o canal traz gente decidida |
| Taxa de comparecimento | Quantos apareceram | Se a intenção era real |
Indicação merece contagem separada
Em saúde, indicação costuma ser o maior canal — e é o mais mal medido, porque não tem painel.
Vale separar em três: paciente que indicou, outro profissional que encaminhou e convênio ou empresa. Os três respondem a estímulos completamente diferentes, e juntá-los em "indicação" esconde qual deles está crescendo.
Saber o nome de quem indica também tem uso imediato: é a lista de pessoas para quem vale agradecer.
Quando isso passa a ser automático
Coletar à mão funciona e cansa. O ponto em que vale um sistema é quando a pergunta acontece sozinha na conversa e a resposta já cai classificada.
Na ClinistIA a origem é guardada nas duas formas — a frase do paciente e um balde contável —, e a IA registra quando a pessoa conta espontaneamente, sem precisar interrogar ninguém. A página de análises mostra volume, agendamento e comparecimento por origem, com a fatia de "não informado" no topo, porque é o número que diz o quanto dá para confiar no resto.